La loi de Parkinson stipule que "le travail s'étend de manière à occuper tout le temps disponoble pour son achèvement". Autrement dit, si vous avez une semaine pour accomplir une tâche, elle prendra probablement toute la semaine, même si elle pourrait être réalisée en deux jours. Pour contourner cette loi et faire en sorte que le travail soit réalisé plus efficacement, voici quelques stratégies pour les managers:
Fixer des délais précis et rationnels
Établir des délais réalistes: fixez des délais qui sont non seulement réalistes, mais aussi un peu plus courts que ce que vous pensez nécessaire. Cela peut inciter les membres de l'équipe à se concentrer et à travailler plus efficacement.
Utiliser des échéances intermédiaires: pour les projets à long terme, divisez les tâches en segments avec des échéances intermédiaires. Cela crée un sentiment d'urgence et aide à éviter l'étirement du travail sur de longues périodes.
Prioriser les tâches
La méthode des urgences et importances: utilisez la matrice Eisenhower pour classer les tâches selon leur urgence et leur importance. Concentrez-vous sur les tâches qui ont un impact significatif et fixez des délais courts pour celles-ci.
Limiter le nombre de tâches: ne permettez pas trop de tâches simultanées. Concentrez-vous sur quelques priorités et engagez-vous à les terminer avant de passer à d'autres.
Encourager des habitudes de travail efficaces
Promouvoir la technique Pomodoro: encouragez votre équipe à utiliser la technique Pomodoro , qui consiste à travailler intensément pendant 25 minutes, puis à prendre une pause courte. Cela aide à maintenir la concentration et à réduire la procrastination.
Éviter les interruptions: créez un environnement de travail propice à la concentration. Minimisez les interruptions en oraganisant des périodes de travail sans réunion ou en interdisant les distractions pendant les heures critiques.
Utiliser la technologie à bon escient
Les outils de gestion de projet: implémentez des outils de gestion de projet qui aident à suivre l'avancement des tâches et à maintenir la responsabilité. Cela peut aider à garder le cap et à respecter les délais.
L'automatisation des tâches: identifiez les tâches répétitives qui peuvent être automatisées pour libérer du temps et réduire le risque de surcharge.
Créer un sens d'urgence
Les compétitions amicales: organisez des défis ou des concours où les équipes ou les individus doivent terminer des tâches dans un délai imparti. Cela peut introduire un élément de jeu et motiver à agir rapidement.
Le feedback rapide: fournissez un retour d'information régulier et rapide sur le travail effectué. Cela maintient l'engagement et encourage l'amélioration continue.
Réévaluer et ajuster les objectifs
La révision régulière des objectifs: réévaluer fréquemment les objectifs et les délais. Cela permet d'ajuster les priorités et d'assurer que l'équipe reste concentrés sur les tâches essentielles.
La flexibilité: soyez prêt à ajuster les objectifs en fonction de la capacité de l'équipe, mais fixez des attentes claires pour encourager une productivité maximale.
Encourager la responsabilité personnelle
L'assignation claire des rôles: assurez-vous que chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu'il doit faire et pourquoi c'est important. Cela renforce le sens de la responsabilité.
La culture de la productivité: encouragez une culture où chacun est responsable de son propre temps et de ses résultats. Ceal peut impliquer des discussions régulières sur la gestion du temps.
Pour faire mentir la loi de Parkinson, les managers doivent créer un environnement qui favorise un travail efficace et ciblé. En fixant des délais réalistes mais serrés, en priorisant les tâches, en encourageant des habitudes de travail saines et en utilisant la technologie de manière judicieuse, vous pouvez inciter votre équipe à travailler de manière plus productive. En fin de compte, l'objectif est de renforcer la motivation et l'engagement tout en minimisant la tendance à procrastiner ou à prolonger indéfiniment le travail.
Ne laissez pas vos difficultés vous freiner. Le coaching est l'outil qui vous aidera à avancer avec confiance.
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